22 novembre 2022
Dans notre deuxième article, nous avons montré que la principale approche de l’ARC en matière de recrutement de bénévoles semble reposer sur la croissance du nombre d’organismes d’accueil pour accroître sa base de bénévoles. En particulier, l’ARC suppose qu’elle appuie cette croissance (et également la rétention des organisations d’accueil existantes) en fournissant un soutien financier à ces organisations. Pourtant, cette approche indirecte du recrutement de bénévoles, par l’intermédiaire des organismes d’accueil, ne réussit pas à accroître le nombre de bénévoles.
Miser davantage sur cette approche pose un grand risque pour le succès futur du PCBMI. Ce troisième et dernier article de notre série sur le recrutement de bénévoles propose que l’ARC participe plus directement au recrutement de bénévoles. L’article propose des idées dans trois domaines : l’élaboration de matériel promotionnel approprié, le lancement d’une campagne de recrutement annuelle et l’utilisation de divers médias. Celles-ci sont utilisées pour illustrer à quoi pourrait ressembler cette approche plus directe. L’article suggère également comment l’ARC pourrait gérer cette approche directe.
Que peut faire l’ARC pour relever ce défi crucial ?
Une approche directe du recrutement de bénévoles devrait compléter, et non se substituer, aux propres efforts de recrutement de ses organismes d’accueil. Une approche directe pourrait, lorsqu’elle est adoptée en même temps que l’approche indirecte que l’ARC utilise actuellement, former une stratégie plus globale pour le recrutement de bénévoles.
La travail avec les bénévoles est un effort de collaboration entre l’ARC et les organismes d’accueil du PCBMI : chacun doit faire sa part, en misant sur ses forces. Les principales forces de l’ARC sont sa portée nationale, son pouvoir de convocation, la visibilité publique accordée à sa ministre, son accès privilégié aux contribuables, ses connaissances spécialisées en matière d’impôts et de prestations et les ressources financières importantes consacrées au PCBMI. L’ARC peut utiliser ces forces pour promouvoir directement un plus grand bénévolat au sein du PCBMI.
Nous présentons ci-dessous quelques idées pour illustrer ce que nous entendons par une approche plus directe dans laquelle l’ARC pourrait tirer parti de certaines de ses forces.
En proposant ces idées, nous nous inspirons du Code canadien du bénévolat (CCB) de Bénévoles Canada et, en particulier, de ses listes de contrôle pour la mise en pratique du Code (y compris la liste de contrôle sur le recrutement sur la page 9). Bien que l’ARC n’ait pas adopté le Code, elle devrait tenir compte de ses conseils, car le Code représente la norme actuelle de l’industrie pour les organismes canadiens, qu’ils soient sans but lucratif ou gouvernementaux, lorsqu’ils travaillent avec des bénévoles.
Les idées que nous proposons se divisent en trois grands domaines. Nous ne disons pas que l’ARC devrait mettre en œuvre toutes ces idées. Mais nous espérons que certains d’entre eux pourront s’avérer utiles dans cet effort.
A. Élaborer du matériel promotionnel approprié
1Nous croyons que la plupart des familles à revenu moyen – la source principale de nouveaux bénévoles potentiels – ne sont pas conscientes du rôle important que jouent les déclarations de revenus et de prestations pour aider les résidents à faible revenu à maintenir l’accès à tant de prestations fédérales, provinciales et territoriales axées sur le revenu. Dans sa campagne de recrutement, l’ARC pourrait inspirer de nouveaux bénévoles en soulignant ce fait. (Un coup d’œil au matériel promotionnel actuel de l’ARC pour les bénévoles révèle l’accent déséquilibré mis sur l’angle fiscal.)
2Le matériel promotionnel devrait décrire les réalisations du PCBMI des années précédentes. Cela comprend des renseignements sur le nombre de bénévoles qui ont appuyé le PCBMI au cours des dernières années, le nombre de clients servis et de déclarations produites ainsi que le nombre d’organismes communautaires qui accueillent des comptoirs du PCBMI. Le matériel promotionnel devrait souligner l’impact du PCBMI, y compris les prestations et les crédits qui ont été générés au cours des dernières années pour ses clients. Les formats normalisés pourraient offrir cette information au niveau local, en la situant dans le contexte des données provinciales/territoriales et nationales sur le PCBMI.
3Le matériel promotionnel devrait inclure des histoires réelles de bénévoles du PCBMI actuels et expérimentés ainsi que d’organismes d’accueil. Cela pourrait permettre aux recrues potentielles de mieux comprendre et de s’identifier au rôle et aux attentes des bénévoles du PCBMI. Les tendances générales concernant les bénévoles du PCBMI pourraient également être incluses.
4Le matériel promotionnel devrait également décrire les attentes générales de l’ARC et des organismes d’accueil à l’égard des bénévoles.[i] Cela pourrait comprendre des procédures de contrôle de base (inscription auprès de l’ARC, vérification d dossiers de police pour l’organisation d’accueil), une compréhension de base du processus de production des déclarations et l’aisance à utiliser un logiciel informatique.[ii]
B. Lancer une campagne annuelle de recrutement
1Bien que les déclarations puissent être produites tout au long de l’année, il y a une saison précise, en mars et en avril, où la production des déclarations est mise en évidence dans les médias. Cela présente également la période de pointe pour les services du PCBMI. De même, il devrait y avoir une campagne annuelle pour recruter de nouveaux bénévoles en temps opportun pour la prochaine saison.
2Tout comme la ministre du Revenu national publie une déclaration pour la Semaine de l’action bénévole et un certificat à tous les bénévoles du PCBMI pour souligner leur contribution, la ministre du Revenu national pourrait aussi être la figure de proue du lancement de la campagne annuelle de recrutement. Des objectifs de recrutement précis pourraient être annoncées au début de la campagne et faire l’objet d’un rapport à la fin de la saison.
C. Utiliser divers médias
1Les campagnes annuelles pourraient utiliser du matériel approprié pour promouvoir le recrutement par le biais de divers médias sociaux médias[iii]. L’ARC pourrait également inclure du matériel promotionnel dans sa campagne par l’entremise de Mon dossier, afin d’informer et d’encourager les nouveaux bénévoles à s’inscrire.
2Les documents promotionnels utilisant des formats normalisés pourraient être adaptés par les organismes d’accueil pour répondre à leurs propres besoins afin qu’ils puissent, avec peu d’efforts supplémentaires, compléter les efforts de recrutement de l’ARC à l’échelle locale.
3Du matériel promotionnel utilisant des formats normalisés pourrait également être mis à la disposition de bénévoles expérimentés et de retour, afin qu’ils puissent, par la bouche à oreille, partager ce matériel avec d’autres membres de leur communauté. Au cours du processus d’inscription des bénévoles, on pourrait prendre note de tout nouveau bénévole référé au PCBMI par des bénévoles existants afin d’inclure cette information plus tard dans la reconnaissance par l’ARC des contributions des bénévoles existants au PCBMI.
Comment l’ARC pourrait gérer ce changement d’approche
Pour mieux travailler avec ses bénévoles, l’ARC doit affecter des ressources financières et humaines à cette fin.
Elle a le budget pour le faire. Comme nous l’avons mentionné précédemment, le budget de 2018 indiquait que le budget de l’ARC pour le PCBMI a quadruplé au cours des dernières années. Par conséquent, elle devrait affecter des fonds pour appuyer ses efforts visant à accroître la participation des bénévoles (si elle ne l’a pas déjà fait); il s’agit principalement de ses propres priorités budgétaires.[iv] De plus, l’ARC devrait désigner une personne – ayant l’expérience et l’autorité nécessaires – pour diriger cet effort.[v]
Des systèmes de gestion des bénévoles devraient être mis en place pour soutenir et suivre la participation des bénévoles.[vi] Les rôles et les responsabilités des bénévoles devraient évoluer pour demeurer conformes aux conditions de travail actuelles.[vii]
Conformément à la recommandation no 6 de l’ombudsman de l’ARC, l’ARC devrait donner suite à la recommandation et préparer une stratégie de recrutement de bénévoles du PCBMI. Cette mesure n’a que trop tardé.
L’ARC devrait analyser les données sur les caractéristiques des bénévoles recueillies dans le cadre de son processus d’inscription des bénévoles au PCBMI afin de cerner les tendances qui pourraient aider à éclairer cette stratégie. La stratégie devrait intégrer des cibles de recrutement annuelles en fonction desquelles l’ARC devrait rendre compte des résultats. Elle devrait également faire l’objet d’un examen régulier.[viii]
Étant donné que les organismes d’accueil sont les principaux partenaires du PCBMI dans le processus de recrutement des bénévoles, l’ARC devrait consulter les organismes d’accueil avant de finaliser la stratégie.
Conclusion
Nous voyons quatre étapes dans le cycle annuel de prestation de services du PCBMI auxquelles participent les bénévoles : le recrutement, la formation, le soutien et la supervision, la reconnaissance et la rétention. Une stratégie de recrutement ne porte que sur une seule étape de ce cycle. Une stratégie globale de l’ARC pour l’engagement bénévole aborderait les quatre étapes.[ix]
Tout au long de ces trois articles, la rétention des bénévoles a souvent été soulevée dans le contexte du recrutement de bénévoles. C’est parce qu’il est tout aussi important de poser la question suivante : « Une fois que l’ARC a recruté de nouveaux bénévoles, que peut-elle faire pour les inciter à revenir? » Surveillez notre prochain article sur la rétention des bénévoles du PCBMI.
[i] Liste de contrôle du CCB, page 9 : « Les messages liés au recrutement contiennent des descriptions claires et des attentes réalistes relatives au rôle bénévole. »
[ii] Liste de contrôle du CCB, page 9 : « L’organisme communique clairement le fait qu’il respecte les procédures de filtrage et énumère les processus de vérification pour chaque rôle. »
[iii] Liste de contrôle du CCB, page 9 : « Différentes techniques et canaux de communication sont utilisés pour recruter des bénévoles en ligne et hors ligne. »
[iv] Liste de contrôle du CCB, page 2 : « Un budget est affecté au soutien de l’engagement bénévole. »
[v] Liste de contrôle du CCB, page 4 : « L’organisme a désigné une personne qualifiée pour soutenir l’engagement bénévole. »
[vi] Liste de contrôle du CCB, page 5 : « Des technologies ou des systèmes de gestion des ressources bénévoles sont en place afin d’engager les bénévoles, d’assurer leur soutien, et d’assurer le suivi de l’engagement bénévole selon les ressources allouées. »
[vii] Liste de contrôle du CCB, page 8 : « Les rôles bénévoles sont développés de manière à refléter les besoins de l’organisme et les objectifs des bénévoles. Ils intègrent une variété d’approches, ainsi que les tendances actuelles. Ils peuvent être développés par l’organisme ou par le bénévole. »
[viii] Liste de contrôle du CCB, page 6 : « La stratégie relative à l’engagement bénévole est évaluée de façon à répondre aux besoins de l’organisme. Cette stratégie inclut tant la valeur socio-économique de l’engagement bénévole que son incidence positive. »
[ix] Liste de contrôle du CCB, page 3 : « L’organisme adopte une approche planifiée pour l’engagement bénévole. Cette approche permet d’établir l’importance du rôle des bénévoles dans le cadre de sa mission, de trouver les ressources financières et humaines nécessaires à l’appui de l’engagement bénévole et d’élaborer des politiques de gestion efficaces. »