26 juillet 2023
Cette année, nous sommes tombés sur une innovation de l’ARC que nous n’avions jamais utilisée auparavant : Représenter un client. Maintenant que nous nous en sommes familiarisés, nous pensons que c’est génial! Essentiellement, cette fonction donne au bénévole inscrit au PCBMI pour la TED et un identificateur de représentant (ID Rep) un accès – en lecture seule – à l’ensemble du compte ARC du client (que le client ait ou non établi son propre accès à celui-ci). Si le bénévole du PCBMI a la permission du client, cette fonction peut être utilisée pour de nombreuses choses, notamment :
1Obtenir des renseignements sur les feuillets T pour préparer les déclarations de revenus et de prestations avant 2017 : Dès l’année d’imposition 2017, les bénévoles du PCBMI peuvent utiliser la fonction « Remplir ma déclaration » pour importer automatiquement les feuillets T d’un client dans le fichier du logiciel ImpôtExpert. Cependant, pour la préparation des déclarations des clients qui datent d’avant 2017, dans le passé, nous avons soit appelé la ligne d’assistance du PCBMI avec le client pour obtenir les renseignements (un exercice qui peut être frustrant et peu réussi), soit nous avons demandé au client d’écrire à l’ARC pour demander des copies de tous les feuillets T pour les années en question (un exercice qui peut prendre beaucoup de temps à compléter). En utilisant « Représenter un client », le PCBMI peut accéder à tous les feuillets T du client. Bien que les feuillets T ne puissent pas être automatiquement importés dans le fichier du logiciel ImpôtExpert, ils peuvent être sauvegardés en format PDF ou imprimés.
2Voir les avis de cotisation rapidement : Tant que la déclaration du client n’est pas rejetée lorsqu’elle est déposée par voie électronique, « l’avis de cotisation express » est accessible presque immédiatement avec une indication du moment où l’avis de cotisation sera accessible en format PDF (avec le paiement de tout remboursement).
3Confirmer que l’ARC a reçu une déclaration soumise par papier : Lorsqu’un client a dû soumettre une déclaration sur papier pour une année d’imposition donnée, il est possible de voir un avis indiquant que la déclaration a été reçue par l’ARC, même s’il n’y a aucune indication de la date à laquelle la déclaration sera traitée.
4Résoudre les questions soulevées par le client : Lorsqu’un client pose une question qui ne relève pas du sujet précis de sa déclaration de revenus et de prestations, l’accès au compte ARC du client peut être utilisé pour trouver la réponse à sa question. Dans le compte, on peut, entre autres, voir des copies de tout le courrier que l’ARC a envoyé au client (généralement depuis 2016). Une partie de ce courrier peut contenir les réponses aux questions du client. Ou encore, on peut examiner tous les avis de cotisation du client dès 2013 (et dans certains cas, même plus loin que cela). Si un client demande pourquoi l’ARC pense que le client lui doit de l’argent, on peut habituellement trouver la réponse en examinant les divers documents de son état de compte dans son compte ARC. Bien que le compte ARC du client ne stipule pas quelles prestations seront versées une fois que la déclaration aura été produite, on peut toujours voir beaucoup d’historique sur les prestations en utilisant le lien vers les prestations et les crédits. Cela montrera tout ce qui a été payé au cours de la dernière période et de la période actuelle de 12 mois. De plus, en parcourant les courriels des clients, on peut voir toutes les notifications reçues concernant les prestations remontant aussi loin que les courriels (souvent aussi loin que 2016).
Voici comment un bénévole du PCBMI peut accéder à cette information. (Veuillez noter que les bénévoles du PCBMI qui produisent des déclarations par voie électronique sont inscrits à la TED et à l’ID Rep, de sorte qu’ils sont autorisés à le faire.)
- Expliquez au client pourquoi vous devez voir son compte ARC pour répondre à sa question. Obtenez la permission du client d’accéder à son compte ARC.
- Créez un fichier pour le client à l’aide de la version la plus récente du logiciel ImpôtExpert. (Nous écrivons cet article en 2023. À ce stade, cela signifie utiliser la version 2022 du logiciel ImpôtExpert.)
- Une fois que les renseignements de base sur le client ont été insérés, indiquez sous l’onglet 2 (Entrevue) sur la page TED que vous souhaitez utiliser « Remplir ma déclaration » et que vous n’avez pas produit de demande d’autorisation pour ce contribuable aujourd’hui.
- Sous l’onglet 5 (TED), cliquez sur « Autorisation fédérale ».
- Suivez les deux étapes pour déposer une demande d’autorisation fédérale. Si le nom et le numéro d’assurance sociale du client sont exacts, vous devriez recevoir un rapport fédéral sur la TED selon lequel votre demande a été acceptée.
- Allez à la page « Représenter un client » de l’ARC pour accéder au portail. Le processus est très semblable à l’accès aux données du client pour « Remplir ma déclaration » : vous vous inscrivez d’abord comme si vous accédiez à votre propre compte ARC. Mais une fois que vous vous êtes inscrit, cela vous amène automatiquement à un portail où vous pouvez voir trois options pour accéder aux renseignements sur les clients, en utilisant le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE) ou le numéro de fiducie (T3). Pour les bénévoles du PCBMI, seule la première option (l’utilisation du NAS) est pertinente. Une fois que vous avez tapé le NAS du client et cliqué sur le bouton « Accéder au NAS », cela vous mènera automatiquement au compte complet de l’ARC du client.
- Notez que :
- Vous avez accès au compte complet de l’ARC du client en « lecture seule ». Vous ne pouvez rien y changer.
- Vous avez accès au compte complet de l’ARC du client seulement jusqu’à minuit le jour où vous avez produit la demande d’autorisation fédérale. Si vous souhaitez revoir le compte ARC du client après cela, vous devez produire une autre demande d’autorisation fédérale dans la déclaration que vous avez créée pour le client.
Dites-nous ce que vous pensez de cette nouvelle fonction et comment vous l’avez utilisée pour aider vos clients.